Erste Workshops in Mannheim

Schild LEA MannheimDie Initiative Lean for Refugees hat die ersten Workshops in der Landeserstaufnahmestelle (LEA) Mannheim durchgeführt. In der LEA erhalten die Flüchtenden ihre BüMA (Bescheinigung über die Meldung als Asylsuchender). Das ist eine Art Ausweis, welcher für einen Asylantrag nötig ist.

Am 26.11.2015 haben wir eine Erfassung des Ist-Zustandes durchgeführt, und am 4.12. haben wir uns überlegt, wie der Soll-Zustand aussehen könnte. Diesen haben wir der LEA am 14.12. vorgestellt. Hier geben wir einen kurzen Überblick über den aktuellen Stand.

Eine kurze Vorabinfo

Wir sind politisch neutral! Die Gesellschaft muss hier über die Politik einen Konsens zum weiteren Vorgehen finden. Wir wollen nur bei der Umsetzung der bestehenden (und zukünftigen) Gesetze helfen, um hier sowohl dem Staat als auch die Flüchtenden zu unterstützen.

Unser Fokus liegt auf machbaren Lösungen. Wir können und wollen keine Gesetze oder Verwaltungsvorschriften ändern. Wir können keine unterschiedlichen Softwarepakete verbessern oder integrieren. Darüber kann man jammern, aber davon wird es nicht besser. Unser Fokus ist auf Themen, welche wir wirklich ändern können. Gesetze, Verwaltungsvorschriften, und Softwaresysteme sind hier unsere gegebenen Rahmenbedingungen.

Ist-Zustand

War Room (Obeya)
Unser War Room (Obeya)

Am 26.11.2015 haben wir (5 Freiwillige und 3 Mitarbeiter der LEA Mannheim) uns einen kompletten Tag lang die Prozesse angeschaut. Die Flüchtenden werden mit Bussen gebracht und wieder abgeholt. Grob gesagt gibt es folgende Schritte:

  • Die noch nicht erfassten Flüchtenden werden mit Bussen von den Unterkünften (nicht Lagern) nach Mannheim gebracht und warten.
  • Der erste Schritt ist die Optionierung: Die Anzahl der Personen einer Gruppe, Verwandtschaftsgrad, etc. wird erfasst, in eine Datenbank eingetragen und es wird ein Foto gemacht.
  • Im zweiten Schritt nach einiger Wartezeit erfolgt die Aufnahme von Namen, Herkunft, Geburtsdatum, etc.
  • Im dritten Schritt werden die Flüchtenden vom Erkennungsdienst erfasst (Foto, Fingerabdruck, etc.).
  • Nach weiterer Wartezeit werden die Flüchtenden mit Bussen zurück in die Unterkünfte gebracht.

Grobablauf LEA Mannheim

Ankunft

Ankunft Bus
Ankunft Bus in der LEA Mannheim

Es kommen pro Tag in Mannheim zwei Busse an. Die Flüchtenden erhalten ein Lunchpaket in der LEA. Die Menschen warten dann in bedingt engen Räumen auf die weitere Bearbeitung.

Es werden komplette Familien erfasst. Für begleitete Jugendliche oder Minderjährige ist hier eine Bescheinigung des Jugendamtes nötig. Leider kommt ein großer Anteil der Flüchtenden aber ohne die passenden Voraussetzungen an, z. B.:

  • Eltern von Jugendlichen haben (noch) keine Bescheinigung des Jugendamtes oder diese nicht dabei
  • Begleiter vom Jugendlichen kommt ohne restliche Familie
  • Bereits registrierte Flüchtenden kommen mit Fragen (z. B. zu Verlegungen), welche die LEA nicht beantworten kann.

Optionierung

Optionierung
Optionierung

Der erste Schritt ist die Optionierung. Hier werden Flüchtenden in sozial zusammenhängenden Gruppen erfasst, im Folgenden Familie genannt (auch wenn es manchmal Onkel o. Ä. sind, oder auch Einzelpersonen ohne Verwandtschaft). Es wird eine Nummer pro Familie vergeben, nicht pro Person.

  • Familien finden: Der Sachbearbeiter holt sich aus dem Warteräumen mehrere Familien bzw. mehrere Einzelpersonen, welche dann vor dem Büro warten. Aufgrund der Sprachbarrieren und fehlenden Infos ist das zeitaufwändig.
  • Verwandtschaftsgrad, Alter: Es wird (wenn nötig oder möglich mit Dolmetscher) der Verwandtschaftsgrad der Familien ermittelt: Wer ist das Familienoberhaupt? Wer ist Ehefrau oder Kind, Nichte, Onkel, …. ? Was ist das Herkunftsland? Was ist das Alter von Minderjährigen?
  • Dokumente vorhanden: Falls Dokumente (Pass, Erfassungsunterlagen, etc) vorhanden so werden diese erfasst.
  • Foto: Es wird ein Foto von jeder Personen ab 18 Jahren gemacht.
  • Eingabe: Fotos werden zugeschnitten und umbenannt. In einem Computersystem („EASY“ – Erstverteilung der Asylbegehrenden auf die Bundesländer) wird jetzt eine Optionierungsnummer pro Familie angelegt, bzw. eine vorhandene Nummer herausgesucht. Es wird für eine Familie das Herkunftsland ausgewählt sowie die Anzahl Männer/Frauen/Kinder eingegeben.
  • Ausdruck: Danach folgt ein Ausdruck der EASY Informationen für die Aufnahme.

Aufnahme

Dies ist die eigentliche Erfassung der Personendaten in ein Computersystem (MigVIS)

  • Personendaten: Es werden von der Familie über mehrsprachige Vorlagen die Personendaten erfasst: Name, Vorname, Geburtsname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsstaat, Geburtsort, Familienstand, Religion, Volkszugehörigkeit, Muttersprache, Staatsangehörigkeit. Die Flüchtenden werden in den Warteraum zurück gebracht.
  • Suche im AZ: Prüfen, ob für die Personen schon ein Eintrag in der Datenbank der Polizei vorhanden ist. Ungefähr ein Treffer pro Mitarbeiter und Monat.
  • MigVis Dateneingabe: Die Daten werden mit dem Foto in das MigVIS (Migranten Verwaltungs- und Informations-System) eingegeben.
  • Ausdruck & Stempeln BüMa: 6x Ausdruck der BüMA (Bescheinigung über die Meldung als Asylsuchender), 24 mal stempeln, ein Aufkleber mit Landeswappen.
  • Ausdruck Belehrung und Einverständniserklärung: Die Einverständniserklärung in Deutsch; Einverständniserklärung in der Muttersprache, und eine zweisprachige Belehrung werden ausgefüllt. Dies erfolgt über Copy und Paste aus dem MigVIS in zwei Word Dokumente und ein PDF. Diese werden dann mehrfach ausgedruckt.
  • Unterschreiben: Die Flüchtlingsfamilie wird wieder in den Raum geholt, und muss unterschreiben (bzw. Fingerabdruck bei Analphabeten). Das Familienoberhaupt muss 17 Unterschriften leisten, jeder weitere Erwachsene noch mal vier. Die Flüchtenden werden wieder in den Warteraum gebracht.
  • Verteilung: Die verschiedenen Unterlagen werden verteilt zum Postdienst und für den Erkennungsdienst.

Erkennungsdienst

Erkennungsdienst
Erkennungsdienst

Hier werden Fotos und Fingerabdrücke genommen.

  • Unterlagen: Die Unterlagen vom Sicherheitsdienst werden entgegengenommen. Die BüMa wird (noch mal) gestempelt und kopiert. Ein Erfassungszettel für Fingerabdrücke wird handschriftlich ausgefüllt.
  • Foto: Der Flüchtenden wird zweimal fotografiert. Dies erfolgt zwingend ohne Kopftuch. Eine Schutzwand ist aufgebaut, eine Mitarbeiterin kann von einer anderen Stelle für Fotos von Frauen hinzugezogen werden. Es sind insgesamt zwei Fotos, einmal mit Nummer, einmal ohne.
  • Fingerabdruck: Es werden auf dem vorbereiteten Dokument Fingerabdrücke mit schwarzer Farbe genommen.
  • Aushändigen Ausweis: Wenn alles geklappt hat, erhält der Flüchtenden seinen BüMa Ausweis. Die Kopien und Fingerabdrücke werden archiviert.

Rückfahrt

Warteraum
(leerer) Warteraum für Flüchtenden

Die Flüchtenden werden mit dem nächsten Bus wieder in Ihre Unterkunft gebracht.

Übersicht

Für den gesamten Prozess haben wir ein Schwimmbahnendiagramm erstellt. Dies ist (wie fast alle VSM und ähnliche Diagramme) nur für die Ersteller wirklich durchschaubar, alle anderen soll dies nur beeindrucken. Also: Seien Sie beeindruckt 🙂

Gesamtablauf LEA Ist
Detaillierter Gesamtablauf LEA Mannheim Ist

Aktuell kommen (im Bereich Heidelberg und Mannheim) ungefähr genau so viele Flüchtenden an, wie in der Erstaufnahme in Mannheim und Heidelberg erfasst werden können. Da hier aber diese Kapazitäten erst kürzlich geschaffen wurden, gibt es hier Wartezeiten von ca. 5 Wochen bis zur Erstaufnahme. Eine schnellere Erstaufnahme kann hier den Rückstand abbauen. Engpass ist eher der Asylantrag im BaMF, wo die Wartezeit aktuell mehrere Monate beträgt, Tendenz zunehmend. Das ist aber nicht mehr in unserem Thema, wir fokussieren uns erst einmal auf die Erstaufnahme.

Potenziale

Auch ohne die Software oder die Gesetze zu ändern haben wir schnell viele Potenziale gefunden. Hier eine kurze Auswahl.

  • Die Abtaktung ist ungleichmäßig, viele Mitarbeiter insbesondere beim Erkennungsdienst haben Wartezeiten.
  • Die Flüchtenden werden 4 – 5 Mal im Warteraum gesucht und zurückgebracht, hier geht viel Zeit verloren.
  • Im Batch-Prozess werden immer mehrere Gruppen erfasst, durch die geringe Arbeitsteilung ist der Prozess für die einzelnen Mitarbeiter komplex.
  • Mit dem Bus kommen etliche Flüchtenden, welche aus rechtlichen Gründen (noch) nicht erfasst werden dürfen (fehlende Bescheinigung Jugendamt, etc.).
  • Es existiert (fast) keine Visualisierung für die Flüchtenden. Daraus entsteht oft Verwirrung und Unsicherheit für die Menschen.

Entwicklung Soll-Zustand

In einen zweiten Workshop haben wir einen Soll-Zustand für den Ablauf entwickelt.

Es gibt ein Front Office und ein Back Office. Die Flüchtenden werden idealerweise nur zweimal gesucht, einmal zum Erfassen der Daten, einmal für Fingerabdrücke und zum Aushändigen der Ausweise. Die Prozesse im Back Office sind in kleinere Teile geteilt und daher für jeden Mitarbeiter schneller erlernbar.

Auch die Aufteilung der Arbeitsschritte wird angepasst, um Leerlauf zu reduzieren. Hierzu wurden auch Zeiten genommen, um die Abtaktung ungefähr einzuplanen.

Es wurden insgesamt zwei Prozesse entwickelt, einmal für die Gegebenheiten der aktuellen Räume, und ein zweiter für neue Räume nach dem Umzug. Natürlich ist dies nur eine grobe Richtung, bei der eigentlichen Umsetzung werden sich hier sicherlich noch Details ändern.

Neuer Ablauf LEA Mannheim Grob

Vorstellung und Weitere Schritte

Am 14.12.2015 haben wir die Ergebnisse der Führung der LEA Mannheim vorgestellt. Sowohl von den Mitarbeitern als auch von den Führungskräften erhielten wir eine sehr positive Rückmeldung. Es sind drei große Themen, an denen wir weiterarbeiten werden:

  • Umsetzung des neuen Ablaufs für Umzug in neue Gebäude.
  • Verbesserung des Ablaufs beim Bustransfer, insbesondere um hier weniger Personen in die Unterkunft zurückschicken zu müssen.
  • Bessere Visualisierung der Prozesse für die Flüchtenden.

Diese Themen werden wir in zwei weiteren Workshops bearbeiten.

  • Verbesserung Ablauf Bustransfer und Visualisierung. Workshop ist aktuell in Planung.
  • Implementierung neuer Ablauf und Visualisierung Ablauf Erstaufnahme. Termin abhängig vom Umzugstermin in neue Gebäude Anfang 2016.

Insgesamt haben uns allen die Workshops Spaß gemacht, wir haben einiges dabei gelernt, und wir freuen uns auf das weitere Vorgehen. Weitere Ergebnisse werden wir hier veröffentlichen.

Herzlichen Dank an alle Mitstreiter: H. Caspary, F. Caspary, F.  Dasenbrock, F. Gebler, H. Kadouri, H. Roth, F.  Woitalla,  sowie 3 weitere, welche Gutes tun ohne genannt werden zu wollen.

2 Gedanken zu „Erste Workshops in Mannheim

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